Zeitgemässe Digitalisierung unserer Gemeindeverwaltung

Die Digitalisierung aus der heutigen Arbeitswelt, wie auch dem privaten Umfeld,n nicht mehr wegzudenken. Die Digitalisierung liefert Daten, welche den Anspruchsgruppen innert kürzester Zeit die notwendigen Informationen zur Verfügung stellt, um zielgerichtet und kundenorientiert arbeiten zu können. Wie wichtig das ist, zeigte die Corona-Pandemie eindrücklich. Der Bund arbeitete bis zum Schluss teilweise mit Fax, statt auf dem digitalisierten Weg. Dies führte zu Verzögerungen in der Datenbearbeitung und daraus resultierend zu nicht oder verspätet zur Verfügung stehenden Informationen, welche nächsten Schritte gewählt werden könnten, um die Pandemie in den Griff zu bekommen. Entscheide wurden dadurch massiv verzögert.

Auch auf der untersten Ebene des Gemeinwesens, in den Gemeinden, gewinnt die Digitalisierung immer mehr an Bedeutung. Es wird heute immer mehr als selbstverständlich erachtet, Änderungen oder Anliegen direkt auf dem digitalen Weg erledigen zu können. Als Beispiel dafür erwähnen wir das An- oder Abmelden des Wohnsitzes. Mittel- bis langfristig werden die meisten Arbeiten zwischen den Einwohnern einer Gemeinde und den Gemeindeverwaltungen – als Dienstleister der Einwohner – mehrheitlich digital abgewickelt werden, vor allem deshalb, weil die heutige Arbeitswelt das fordert. Nicht vergessen werden darf in diesem Zusammenhang, dass auch die Zusammenarbeit zwischen Kanton und Gemeinde, und daraus die zunehmende Vernetzung, immer mehr Digitalisierung erfordert.

Um alle Aufgaben erfüllen zu können, muss die Gemeinde wissen, welche Herausforderungen kommen und wie man sich darauf vorbereitet. Die Gemeinden sind deshalb gezwungen, sich intensiv mit der Digitalisierung auseinander zu setzen.

Ausgangslage

Die Anfänge der Digitalisierung gehen in den meisten öffentlichen Verwaltungen in die Achtziger-/Neunzigerjahre zurück. Man hat damit begonnen, da und dort einen PC zu beschaffen, ihn für das eine oder andere zu nutzen. Eine Systematik in der Nutzung bestand an den wenigsten Orten. Mitte der Neunzigerjahre kam sukzessive das World Wide Web – das «www» – dazu, welches völlig neue Anwendungen ermöglichte. Teils aus Enthusiasmus, teils aus Zwang, begann man, sich anzupassen. Die dafür benötigte Organisation, den Prozessen und weiteren Notwendigkeiten wurde dabei vielfach wenig Beachtung geschenkt. So sind die IT-Hardware und ihre jeweilige Software vielfach historisch gewachsen. Dazu kam, aufgrund der zunehmenden Komplexität, immer mehr das Thema Benutzerunterstützung auf. Alles auf einander abgestimmt wurde eher selten. Unbewusst ist dadurch nicht selten ein Chaos entstanden, das sowohl für die Nutzer als auch für die Entscheider immer undurchsichtiger wurde. Nicht vergessen wollen wir die Datensicherheit, welche zum wichtigsten Faktor geworden ist. Mögliche Hackerangriffe müssen in Betracht gezogen werden, damit Auswirkungen wie beim Bund, bei CH-Media oder NZZ und bei verschiedenen betroffenen Gemeinden in der Schweiz (wie man in letzter Zeit vermehrt lesen musste) möglichst klein gehalten werden können.

In der Gemeinde Lostorf führte das dazu, dass 2018 erste Untersuchungen und Zustandserfassungen der IT gemacht wurden. Zum Beispiel wurde ein Inventar erhoben und analysiert. Das Fazit: sehr unterschiedliche Hard- und Software, von «alt» bis «mittelalterlich». Aspekte, welche die Arbeit nicht gerade erleichtern. Es wurden aber auch bereits Überlegungen gemacht, wohin der Weg bezüglich IT gehen könnte. Nun stellte sich die Frage, wer sich mit den Themen auseinandersetzen soll. Die Finanzverwalterin, als IT-Verantwortliche der Gemeinde, verfügt nicht über die notwendigen Ressourcen. Der verantwortliche Gemeinderat Yannic Lüthi stellte deshalb Anfang 2019 im Gemeinderat den Antrag, eine «Strategische IT-Arbeitsgruppe » ins Leben zu rufen, welche sich vertieft und über die nächste Zeit mit strategischen Themen auseinandersetzen solle. Im 3Rosenblatt, Ausgabe 1/2019, erfolgte dazu ein Aufruf an die Bevölkerung, sich bei Interesse zu melden und an der «strategischen Planung im IT-Bereich mitzuwirken». Nach mehreren «Bewerbungsgesprächen » zwischen Yannic Lüthi, Michael Keinersdorfer (zu jener Zeit IT-Spezialist und Ersatzgemeinderat), Andreas Sigrist (zu jener Zeit ebenfalls IT-Spezialist und Ersatzgemeinderat) und Interessierten tagte die Strategische IT-Arbeitsgruppe (IT-AGr) am 24. Juli 2019 zum ersten Mal.

Ziele

Die generellen Ziele der Strategischen IT-AGr der Gemeinde Lostorf bestimmt der Gemeinderat. In der Legislaturplanung 2021-2025 ist im Teilbereich Finanzen folgendes dazu festgehalten: «Die definierten Massnahmen in der Roadmap des IT-Strategie-Bericht sind umgesetzt.»

Aus diesem übergeordneten Ziel ergeben sich viele Teilziele bzw. Teilschritte, welche die IT-AGr sich gibt, damit die Vorgaben des Gemeinderates erfüllt werden können. Zum Beispiel umfasst das folgende drei Topthemen:

• Die Beschaffung der Hard- und Software, welche zur Zielerreichung benötigt wird.
• Die Evaluation des notwendigen IT-Supports, mit welchem künftig, sowohl in der Gemeinde als auch der Schule, zusammengearbeitet werden soll.
• Die Umsetzung zur Befähigung der Mitarbeitenden, die IT-Mittel zweckmässig einzusetzen (Stichwort: Datenschutz und -sicherheit).

Die Strategische IT-AGr berichtet dem Gemeinderat periodisch über den aktuellen Stand oder, bei Notwendigkeit, laufend im Rahmen der Gemeinderatssitzungen.

Rahmenbedingungen

Die IT-Arbeitsgruppe hat dazu ein Papier über «Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung» erstellt, welches vom Gemeinderat zur Kenntnis genommen wurde. Es stellt die Basis dar, auf der die Arbeitsgruppe zielgerichtet arbeiten kann.

Die IT- Arbeitsgruppe ist für die Beratung der strategischen Themen zuständig und dient als vorberatendes Gremium, welches dem Gemeinderat Anträge stellt oder Empfehlungen abgibt. Grundsätzlich ist die Arbeitsgruppe aber nicht direkt operativ tätig.

Organisation

Die IT-Arbeitsgruppe ist heterogen zusammengestellt:

• Beat Stauber (IT-Spezialist beim grössten Arbeitgeber der Schweiz – Präsident der Gruppe)
• Yannic Lüthi (Gemeinderat)
• Sandra Müller (Finanzverwalterin und IT-Verantwortliche der Gemeinde)
• Melanie Christen (ICT-Verantwortliche der Schule)
• Benjamin Stauffer (IT-Experte, neu ab 2023 als Vertreter der Schule in der Gruppe)
• Andreas Siegrist (CTO eines regionalen Unternehmens)
• Ernst Naef (Anwender von komplexer IT in Grossunternehmen – Sekretär der Gruppe)

Die IT-AGr tagt in der Regel am Abend, etwa 8- bis 10-mal pro Jahr. Die Sitzungen nehmen jeweils zwischen 2.5 bis 3.5 Stunden in Anspruch.

Was wurde bis jetzt gemacht?

In den vergangenen rund vier Jahren konnten verschiedene Themen erfolgreich umgesetzt werden. Hier ein Auszug der wichtigsten Handlungsbereiche:

• In Zusammenarbeit mit einem externen Beratungsunternehmen wurde die IKT-Strategie (IKT = Informations- und Kommunikations-Technologie) entwickelt, welche 2022 durch den Gemeinderat verabschiedet wurde.
• Die systematische Schulung der Mitarbeitenden zum Thema Sicherheit wurde initiiert.
• Wichtige Module von Dialog G6, einer speziell für Gemeinden entwickelten Software für alle in der Gemeinde vorhandenen Geschäfte, konnten eingeführt werden.
• Die Einführung der Behördenlösung – Stichwort papierloses Büro – wurde umgesetzt. Der Gemeinderat erhält dadurch Protokolle und weitere Dokumente nur noch elektronisch.
• Allgemeine Unterstützung der Gemeinde bei strategischen und/oder operativen Fragen in IT-Themen.

Woran wird aktuell gearbeitet

Wie bereits eingangs erwähnt, sind sowohl Hard- wie auch Software teilweise sehr alt (8 Jahre und mehr). Mobiles Arbeiten – eine in vielen Firmen gängige Arbeitsweise – ist nicht möglich. Die Mitarbeitenden können die IT ausschliesslich an ihrem eigenen Arbeitsplatz nutzen, was Effektivität und Effizienz reduziert. Es besteht wenig Einheitlichkeit in den vorhandenen Versionen der Software. Das erschwert die
Zusammenarbeit stark. Die Vereinbarung mit dem externen Betreiber der IT, inkl. Support der Gemeinde, ist in die Jahre gekommen und entspricht nicht mehr den heutigen Anforderungen.

Die Strategische IT- Arbeitsgruppe hat deshalb auf Basis der genehmigten IKT-Strategie eine öffentliche Ausschreibung für die Neubeschaffung aller Themen gestartet. Dies in Eigenregie, da die Vergabe des Auftrages an externe Unternehmen Kosten in einem mittleren fünfstelligen Bereich verursacht hätten. Ziel dabei ist, eine einheitliche Hard- und Software zu beschaffen und den Support/die Benutzerunterstützung
mit einem spezialisierten Partner, welcher die Prozesse von Gemeindeverwaltungen und Schulen kennt,
auch für die Zukunft sicherzustellen.

Die Offerten sind mittlerweile eingetroffen, geprüft und durch die Mitglieder der AGr nach einem Schlüssel bewertet. Der Vergabeantrag wird dem Gemeinderat im September 2023 eingereicht. Der definitive Entscheid über das dazu notwendige Budget wird an der Budgetgemeindeversammlung vom 6. Dezember 2023 gefällt werden.

Ausblick der Gemeinde

Ziel der Gemeinde ist es, den Mitarbeitenden eine zweckmässige und kostenoptimierte IT mit professionellem Support zur Verfügung zu stellen, damit Dienstleistungen, und vermehrt auch Online-Services, gegenüber den Einwohnern von Lostorf effektiv und effizient erbracht werden können. Dabei soll die Attraktivität des Gemeindearbeitsplatzes gefördert werden. Vor allem aber soll der Betrieb und die Datensicherheit im erforderlichen Umfang gewährleistet sein, damit Verfügbarkeit und Funktionalität der Systeme sichergestellt sind. Um dies zu erreichen, werden Investitionen notwendig. Es ist aber das Ziel und Anliegen der ITArbeitsgruppe, die Kosten im vernünftigen und vertretbaren Rahmen zu halten. Gemeinderat, Verwaltung und die Strategische IT- Arbeitsgruppe sind überzeugt, gemeinsam das optimale Kosten-Nutzen-Verhältnis sicherstellen zu können.

Das nächste grosse Vorhaben ist nun, ab Januar 2024 mit dem neuen Partner zu starten und anschliessend die erneuerte IT den Mitarbeitenden zeitnah zur Verfügung stellen zu können.